Erfolgsgeschichte der Hemnet-Implementierung

Hinter dieser Erfolgsgeschichte stehen Mitarbeitende, die aktiv eine starke und positive Unternehmenskultur gestalten – etwas, das Marcus Lundkvist, People Partner bei Hemnet, in seinen ersten Monaten im Unternehmen feststellte.

„Wir haben eine großartige Kultur. Als ich hier anfing, haben alle über die Stärke unserer Kultur gesprochen, und ich kann wirklich bestätigen, dass sie in der gesamten DNA des Unternehmens verankert ist. Unsere Unternehmenskultur ist sehr warm, zukunftsorientiert und neugierig.“

Diese starke Kultur sollte zu einem Erfolgsfaktor für Marcus’ nächstes Projekt werden: das bisherige HR-System zu verlassen und Hailey im Unternehmen einzuführen. In einem Umfeld, in dem die Mitarbeitenden neue Arbeitsweisen annehmen, führen Veränderungen schnell zu Verbesserungen.

„Beim Livegang haben wir den Fokus auf die Mitarbeitenden gelegt. Unsere Vision für die Einführung war es, der Organisation einen großartigen ersten Eindruck zu vermitteln und die Mitarbeitenden zu begeistern.“

Erste Eindrücke, die den Unterschied machten

Von Anfang an war klar, wer die wichtigste Zielgruppe war.

„Beim Livegang haben wir den Fokus auf die Mitarbeitenden gelegt“, erklärt Marcus. „Unsere Vision für die Einführung war es, der Organisation einen großartigen ersten Eindruck zu vermitteln und die Mitarbeitenden zu begeistern.“

Das ist der Kern jeder erfolgreichen Implementierung. Es geht nicht nur um die technische Migration, sondern darum, dass sich die Menschen in ihrer neuen digitalen Arbeitsumgebung sicher und effizient fühlen. Welches HR-System verwendet wird, ist für die Mitarbeitenden dabei nicht besonders interessant. Wichtig ist ihnen jedoch, dass ihre Daten sicher sind, Informationen zugänglich sind, wenn sie gebraucht werden, und alles intuitiv funktioniert.

Hier erwies sich die Benutzerfreundlichkeit von Hailey als strategischer Vorteil. Wie Marcus es beschreibt:

„Hailey zu nutzen, ist wie ein iPhone zu bedienen.“

Einfach, intuitiv und ohne Hürden.

Mitarbeiterorientierter Ansatz von Anfang an

Hemnets strategisches Denken begann bereits in der Beschaffungsphase. Durch die Einbeziehung von Führungskräften als Entscheidungsträger stellten sie sicher, dass das neue Tool die Leitung innerhalb der Organisation wirklich unterstützen würde.

„Der Übergang von unserem alten System zu Hailey wurde von unseren Führungskräften sehr positiv aufgenommen“, berichtet Marcus. „Sie finden die Rückverfolgbarkeit sehr praktisch. Die Möglichkeit, auf frühere Mitarbeitergespräche zurückzugreifen und gleichzeitig zwei Gespräche offen zu haben, macht einen großen Unterschied für die Übersicht.“

Die Anforderungen waren klar: Sie wollten die Fehler ihres vorherigen Anbieters nicht wiederholen, bei dem Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit fehlten. Der Wechsel zu Hailey wurde somit sowohl eine direkte Lösung als auch eine langfristige Investition.

„In Hailey ist es sehr einfach, keine Fehler zu machen.“

Marcus ist überzeugt, dass die positive Resonanz teilweise auf eine schrittweise Veränderungsreise zurückzuführen ist:

„Wir haben die Rolle der Führungskräfte zu Beginn recht strikt eingeschränkt und dann basierend auf dem tatsächlichen Bedarf weitere Funktionen freigeschaltet. Jetzt sind alle mit dem System vertraut. Der beste Beweis ist, wenn wir eine Hailey-Frage in Slack erhalten und ich sehe, dass ein anderer Manager sie beantwortet.“

„Aus unserer Sicht ist es in Hailey sehr einfach, keine Fehler zu machen. Man kann alles ausprobieren und herumklicken, solange man nicht auf ‚Löschen‘ drückt.“

Klare Erwartungen für eine gute Zusammenarbeit

Die Implementierung wurde von einer Customer Success Specialist geleitet, die Erfahrung mit Implementierungsprojekten in ähnlichen Unternehmen hatte. Was Marcus sofort beeindruckte, war die transparente Kommunikation, die den Ton für die gesamte Zusammenarbeit setzte.

„Die Unterstützung, die wir erhielten, war fantastisch – sowohl in Bezug auf Projektmanagement als auch bei der Einführung der Führungskräfte. Wir hatten einen engen Zeitplan, und ich bat unsere Spezialistin, uns Bescheid zu geben, falls wir hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Was sie in ein paar Fällen auch tat – das schafft Vertrauen.“

Hemnet entschied sich für eine pragmatische Strategie, die typische Implementierungsfallen vermied:

„Es gab keinerlei Widerstand, unsere bestehenden Prozesse zu hinterfragen. Ich sagte: ‚Schaut euch die Prozesse an, die wir heute haben, bewertet sie und überlegt anschließend, wie wir sie mit den in Hailey verfügbaren Funktionen verbessern können.‘”

Der strukturierte Projektplan, den Hailey während der Implementierung entwickelte, funktionierte so gut, dass Hemnet die gleiche Methodik auch nach dem Start weiterverwendete.

„Die Arbeitsweise, die Hailey während der Implementierung eingerichtet hatte, war sehr reibungslos. Wir konnten genau sehen, was wann erledigt werden musste, mit klaren Zielen. Selbst nach der Implementierung nutzten wir dieselbe Arbeitsweise, um weiterhin an den Prozessen zu arbeiten.“

Die geografische und kulturelle Nähe erwies sich als strategischer Vorteil für Support, Implementierung und Produktentwicklung.

„Die Tatsache, dass Hailey ein schwedisches Unternehmen ist, lässt mich als Lieferanten nahe fühlen. Rückblickend war das von unschätzbarem Wert“, reflektiert Marcus.

Messbare Ergebnisse, die überraschen

Die Auswirkungen der Implementierung gingen weiter, als ursprünglich erwartet. Ein konkretes Beispiel ist die Kostensenkung bei der Erstellung von Beschäftigungsnachweisen.

„Früher haben wir die Beschäftigungsnachweise über das Lohnbüro zu Stückkosten erstellen lassen. Jetzt können wir das in Hailey selbst erledigen – mit nur wenigen Klicks“, erklärt Marcus.

Die Zeitersparnis zeigt sich besonders deutlich in wiederkehrenden Prozessen.

„Der Zeitaufwand für Abläufe wie den Einstellungsprozess hat sich drastisch verringert. Neue Mitarbeitende werden automatisch in das Pre-Boarding-Portal geleitet, alle Verträge landen nach der Unterzeichnung direkt in Hailey. Das ist echte Digitalisierung, Automatisierung und Effizienzsteigerung.“

Doch am meisten freut sich Marcus vielleicht über die kleinen Details, die den Arbeitsalltag einfach reibungslos machen. Wenn die gesamte Organisation eingebunden ist, gibt es weniger Fragezeichen – und alle wissen, wo sie Informationen finden können:

„Ich musste seit sechs Monaten niemandem mehr wegen fehlender Bankdaten hinterherlaufen.“

Hemnets Rezept für eine erfolgreiche Implementierung

🎯 Fokus von Anfang an auf die richtige Zielgruppe

Engagement unter den Mitarbeitenden schaffen – durch interne Newsartikel und eine aussagekräftige Unternehmensseite. Hemnet hat dafür sogar ihr Intranet durch Hailey ersetzt.

💬 Feedback sofort einholen

Von Anfang an wurden die Mitarbeitenden gebeten, Funktionen zu testen und ihre Erfahrungen zu bewerten.

🤗 Veränderungen strategisch annehmen

Die Prozesse sollten von den Funktionalitäten des Systems geformt werden – statt dass unlogische Workarounds erzwungen werden.

🌱 Von Beginn an nach dem Prinzip „good to great“ denken

Ein perfekter Start ist nicht das Ziel – kontinuierliche Verbesserung ist es. In einer benutzerfreundlichen und skalierbaren Plattform wird Weiterentwicklung zu einem natürlichen Teil des Arbeitsalltags.

Hemnets Ansatz zeigt, dass erfolgreiche Implementierung mehr ist als nur Technologie. Es geht um Menschen, Kultur und intelligentes Projektmanagement.