HyperInin HR kaipasi selkeyttä – ratkaisu löytyi Haileystä
HyperIn on suomalainen teknologiayritys, joka auttaa yli 250 ostoskeskusta Euroopassa ja Aasiassa toimimaan tehokkaasti ja saumattomasti. Yritys yhdistää johdon, vuokralaiset ja asiakkaat saman katon alle modernien digitaalisten ratkaisujen avulla – kohteissa, joissa vierailee vuosittain yhteensä yli 700 miljoonaa asiakasta.
Kun HyperIn kohtasi haasteita omassa HR-työssään, he halusivat löytää siihen samanlaista selkeyttä ja tehokkuutta, jota tarjoavat myös asiakkailleen. Avuksi löytyi Hailey – järjestelmä, joka toi arkeen rakennetta ja hallittavuutta.
Hailey toi selkeyttä ja rakennetta HR-arkeen
”Kun kaikki tapahtuu samassa paikassa, niin kyllä täytyy sanoa, että annan tälle järjestelmälle isot aplodit”, sanoo Elina Jaatinen, People Happiness Officer HyperIniltä. Ennen Haileyn käyttöönottoa HR-työ oli hajanaista ja aikaa vievää. Tieto oli ripoteltuna Driveen, Exceliin ja intranettiin, ja jokainen prosessi vaati muistamista, manuaalista työtä ja jatkuvaa tarkistelua. Haileyn myötä arki muuttui hallittavaksi – ja kehitystyö sai uutta vauhtia.
”Hailey on tuonut selkeyttä ja yhtenäisyyttä tekemiseen – ja vapauttanut aikaa oikeasti tärkeisiin asioihin”, Elina kertoo. Hailey mahdollistaa sen, että Elina voi keskittyä olennaiseen: esihenkilöiden tukemiseen, kehittämiseen ja ihmisten kohtaamiseen. Aiemmin aikaa kului tiedon etsimiseen ja muistutteluun – nyt järjestelmä huolehtii perustason toiminnoista.
Kaikki tieto yhdessä paikassa – ja prosessit automatisoituina
”Ennen kaikki oli eri paikoissa – nyt tiedän täsmälleen, missä mikäkin on”, Elina kuvaa muutosta. Hailey toi rakenteen koko HR-dokumentaatioon: sopimuksista kehityskeskusteluihin, lomatietoihin ja rekrytointiprosesseihin. Tieto on ajantasaista, helposti löydettävissä – ja GDPR:n mukaista.
”Kaikki löytyy Haileystä – aikataulut, muistiinpanot ja kommentit”, Elina kertoo tyytyväisenä. Kehityskeskustelut aikataulutetaan suoraan järjestelmässä ja kaikki tieto säilyy yhdessä näkymässä. Myös rekrytointiprosessi on muuttunut läpinäkyväksi: hakemukset kommentoidaan ja vaiheita seurataan yhdessä esihenkilöiden kanssa – ilman sähköpostiketjuja.
”En enää muistuta manuaalisesti jokaista – Hailey hoitaa sen puolestani”, Elina iloitsee. Tuntikirjaukset, lomapyynnöt ja prosessit etenevät itsestään – Elinan ei tarvitse pitää kaikkea mielessä. Myös ohjeiden ja sisällön rakentaminen sujuu helposti. Innostus tekemiseen on palannut.
Kehittämistä, ei selviytymistä
”Näen, että Haileyllä on vielä paljon potentiaalia”, Elina arvioi. Hailey ei ole vain ratkaisu tämän päivän tarpeisiin – se valmistaa myös tulevaisuuteen. Järjestelmä voi jatkossa ehdottaa toimenpiteitä datan perusteella ja tukea työhyvinvointia entistä vahvemmin.
”Vuosi sitten ei olisi ollut aikaa miettiä Company Cornerin kehittämistä – nyt se on osa arkea”, Elina kertoo. Hailey on vapauttanut aikaa ja tilaa ideoinnille ja kehittämiselle. HR-työ ei enää ole pelkkää selviytymistä – vaan järjestelmällistä rakentamista.
Toimiva käyttöönotto ja kestävä pohja tulevaisuuteen
”Tuki oli nopeaa, asiantuntevaa ja aidosti mukana elävää”, Elina kiittää. Vaikka käyttöönotto oli Elinalle ensimmäinen laatuaan, prosessi sujui hyvin. Haileyn selkeys ja asiakastuki tekivät vaikutuksen – ja järjestelmä on nyt kiinteä osa arkea.
”Jos joskus siirryn eteenpäin, seuraajani aloittaa täysin eri tilanteesta – kiitos Haileyn”, Elina sanoo. Hailey tuo jatkuvuutta ja varmuutta: seuraajalla on selkeät rakenteet ja ohjeet valmiina. Järjestelmä varmistaa prosessien etenemisen ilman että kaikki on yhden ihmisen muistissa.