Tips från experten: Så skapar du en lyckad onboarding

Gör första tiden på jobbet till en succé med Thomas Eklöfs tips

Thomas Eklöf från Bossanova People Agency är föreläsare, HR-konsult och författare av boken “Innovativ rekrytering”. Vi tog oss ett snack med honom under ett webinar, där han gav oss viktiga insikter i hur du skapar en lyckad onboarding.

"Det första halvåret sätter tonen"

När du anställer någon ny, vill du förstås att personen ska trivas i sin roll och vilja stanna i företaget under en längre period. Det är både tröttsamt och kostsamt att lägga tid på rekryteringsprocesser som inte resulterar i lyckade anställningar. 

Att ligga på latsidan så fort ett anställningsavtal är undertecknat är därför ingen bra idé. Det är nämligen under de första sex månaderna som 86 procent av anställda bestämmer sig för om de ska stanna i bolaget eller inte.

28 procent har också någon gång tackat ja till ett jobb, för att sedan backa ur innan första arbetsdagen. 

Du kan med andra ord inte räkna med att personen du anställt är säker på sitt beslut, bara för att du har fått ett ja på erbjudandet. Onboardingen handlar om att få varje ny medarbetare att trivas och lyckas i sin roll så pass väl, att anställningen fortgår. 

Vad kännetecknar en väl genomförd onboarding?

Thomas fortsätter:

Du behöver alltså hålla kontakten och vara tillgänglig för nyanställda även innan de har börjat jobba. 

I början handlar onboardingen framför allt om att få alla praktiska detaljer på plats och att hjälpa medarbetaren igång med sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Men de mjuka värdena är minst lika viktiga att få med.

För att bli framgångsrik över tid behöver alltså både hårda och mjuka värden få ta plats. 

Onboardingens olika moment

Utgångsläget ser olika ut för olika företag och personer, men strukturen på onboardingen är stadig.

Det praktiska

Börja med att gå igenom det praktiska kring arbetsplatsen och anställningen. Kommunicera vad som gäller för det praktiska kring jobbet, som:

• Dagar och tider
• Verktyg och hjälpmedel
• Kontakter och ansvarsområden

Den här fasen är kritisk för att det nya jobbet ska börja bra. Som nyanställd vill man komma igång och bidra så fort som möjligt, och praktiska detaljer ska inte stå i vägen. Hur det praktiska hanteras är kanske inte avgörande för hur nyanställda känner för arbetsplatsen i längden. Det är som med människor – intrycket kan ändras.

Samtidigt finns det en risk för att informationen blir övermäktig.

Som organisation behöver du ge rätt förutsättningar för en bra onboarding genom att sätta en bra process. Det är ett långsiktigt arbete som ska följas upp kontinuerligt. 

Välkomnandet

För att nyanställda ska känna sig välkomna på arbetsplatsen kan du tänka på att:

• Presentera och visa runt
• Berätta hur ni kommunicerar med varandra och mellan olika avdelningar
• Boka in luncher, promenader och avslappnade möten

Det är svårt att säkerställa att det rent kulturella i onboardingen kommer på plats. 

Det praktiska handlar om att kunna sköta ett jobb och få kontroll över den nya situationen. Det kulturella handlar om att bygga relationer.

När smekmånaden är över

För att hålla koll på hur personen trivs under det första kritiska halvåret behöver du:

• Samla information om hur det går
• Påminna kollegor och chefer om att fortsätta bjuda in
• Individanpassa onboardingen utifrån arbetslivserfarenhet

Fortsätt boka in träffar, påminn kollegor om att ta sig tid för en pratstund och kom ihåg att man känner sig ny på jobbet ganska länge efter första veckan. 

Hur lång ska en lyckad onboarding vara?

Onboardingprocessen ser olika ut beroende på vilken typ av företag och roll det handlar om.