Automatisk tilldelning av roller och rättigheter

En av Haileys främsta fördelar är den rollbaserade åtkomstkontrollen: med ett obegränsat antal roller bestämmer du exakt vad varje medarbetare ska ha tillgång till. Men att se till att rätt personer faktiskt har rätt roller har fram tills nu varit en manuell process.

Nu kan du sätta upp regler som automatiskt tilldelar medarbetare en skräddarsydd roll. Du definierar villkoren, och Hailey sköter resten. Det är värdefullt för alla som använder plattformen, men särskilt för organisationer med många olika roller och ständiga förändringar, inte minst när olika krav gäller i olika länder. I stället för att någon manuellt måste komma ihåg att uppdatera rätt behörigheter vid varje förändring sker det automatiskt, och nya medarbetare får rätt access redan från första dagen.

Så, när du skapar en roll och aktiverar auto-tilldelning konfigurerar du villkoren direkt inne i rollen. Du inkluderar användare baserat på:

• Organisatorisk enhet: alla enheter utom arbetsgrupp
• Ledarskapsroll: chefer och team lead
• Inkludera ytterligare: enskilda medarbetare du lägger till manuellt

Villkoren kan kombineras flexibelt, men logiken är tydlig:

• Inom ett villkor gäller ELLER: väljer du flera värden inkluderas alla som matchar något av dem.
• Mellan villkor i samma grupp gäller OCH: medarbetaren måste uppfylla samtliga villkor i gruppen.
• Mellan villkorsgrupper gäller ELLER: det räcker att matcha en grupp för att tilldelas rollen.

En viktig detalj: inga uppsatta villkor innebär inga medlemmar. Du har alltid full kontroll.

AI

Haileys AI-Chat i mobilen

Nu lanserar vi Haileys AI-Chat i mobilappen. Aktivera den och låt vår AI-fågel Peep svara på medarbetarnas frågor direkt i chatten. Så får alla snabba svar, och HR frigör tid från återkommande frågor.

Peep kan söka efter information på företagssidan och svarar alltid med källa, den kan hitta medarbetarinformation på sekunder och hantera följdfrågor utan att tappa sammanhanget. Peep visar alltid bara det som varje person redan har tillgång till, så ingen ser något de inte ska. Du kan stänga av den när du vill.

Ge gärna feedback med tumme upp/ner på de svar du inte är nöjd med så kan AI-chatten bli ännu bättre.

AI-summering av undersökningar

När en undersökning stängs kan du generera en AI-summering som ger dig en snabb överblick utan att du behöver läsa igenom alla svar.

Det här blir riktigt användbart framför allt för större kunder när man hanterar väldigt många svar. I stället för att läsa igenom allt manuellt får du de viktigaste slutsatserna serverade direkt och kan agera på feedbacken mycket effektivare.

Summeringen skapas per sektion på företagets språk och kräver att AI-inställningarna för undersökningar är påslagna och att anonymitetsgränsen har nåtts. Den fungerar även på redan stängda undersökningar, och du kan ge feedback med tumme upp/ner och kommentar.

AI-feedback på CV-summeringar

Nu kan du ge feedback på CV-summeringar i rekrytering med en enkel tumme upp eller ner. Det hjälper oss att förstå hur bra summeringarna träffar, så att vi löpande kan göra vår AI ännu vassare. Funktionen gäller summeringar som genereras efter den här releasen.

Kontrakt och dokument

Ladda upp ett eget kontrakt för signering

Du kan nu skapa en kontraktsmall av typen manuell uppladdning och ladda upp ett färdigt dokument vid varje signering, i stället för att bygga innehållet i Haileys kontrakysmallar.

I de allra flesta fall är Hailey’s kontraktsmallar att föredra då det gör så mycket annat i anställningsprocessen mycket effektivare och säkrare. Men ibland behövs det här alternativet då alla bolag inte äger innehållet i sina anställningskontrakt. I Danmark är det till exempel vanligt att kontrakt tas fram och uppdateras löpande av branschorganisationer.

För er som av den anledningen inte kan använda Haileys kontraktsmallar går det ändå att ta sig igenom hela anställningsprocessen och signeringsfunktionalitet. När det är dags att skicka kontraktet laddar ni helt enkelt upp er egen PDF, och signeringen sker digitalt med samma funktionalitet som vanligt.

Vid uppladdning landar det signerade dokumentet på medarbetarens profil precis som annars. Eftersom mallen inte innehåller några kontraktsvariabler så blir den främsta skillnaden att all information behöver läggas till manuellt för medarbetaren.

Manuell uppladdning av kontrakt finns tillgängligt i anställnings- och återanställningsflödet.

Behovsanställningar: Kontrakterade perioder omfattning och timmar

Du kan nu fylla i kontrakterad omfattning i procent och kontrakterade timmar på en kontrakterad period. Det ger en samlad hantering av omfattning och timmar för behovsanställningar, från att perioden skapas till kontraktet som skickas ut.

• Två nya variabler, kontrakterade timmar och kontrakterad omfattning i procent, kan läggas till i kontraktsmallar och fylls i automatiskt i det utskickade kontraktet.
• Fälten kan hämtas via Haileys öppna API.

Samla in dokument i kandidat- och preboarding-portalen

Du kan nu begära in dokument som en del av anställningsflödet. Det gör insamlingen av t ex. arbetstillstånd, förarbevis eller liknande dokumentation mycket säkrare och smidigare.

I anställningsmallen namnger du dokumenttypen och väljer vilken mapp filen ska landa i på medarbetarens profil. Här avgör du även om dokumenten behöver samlas in innan eller efter kontraktsskrivning - i kandidat- eller preboardingportalen.

• Är funktionen påslagen blir uppladdningen obligatorisk för kandidaten/nya medarbetaren
• filerna hamnar i rätt mapp i Hailey direkt när de laddas upp av kandidaten.

Det är både smidigare och säkrare – i stället för att dokument med känsliga personuppgifter mailas runt landar de direkt i Hailey, på en plats där ni alltid vet var ni hittar dem.

Anställningar och medarbetare

Lägg till anställningar i bulk

Chefsbyten, förvärv och avdelningssammanslagningar, omstruktureringar kan skapa mängder av administrativt arbete. Med bulkhantering av anställningar kan ni uppdatera många anställningsförändringar på en gång, och samtidigt behålla historiken. Ni kan välja att förbereda förändringar på förhand eller retroaktivt. Det gör era dataändringar både mer exakta och effektiva.

Markera flera medarbetare i listan och lägg till en ny anställning på alla samtidigt – en stor tidsbesparing när samma förändring ska göras på många personer.

Du sätter ett gemensamt startdatum för de nya anställningarna och väljer vilka fält som ska få nya värden. Anställningar som är aktiva på startdatumet avslutas automatiskt dagen innan, och fält du inte väljer att förändra ärver värdet från föregående anställning. Du får alltid ett bekräftelsemejl när de nya anställningarna är skapade.

Filter i medarbetarlistan

Du kan nu kollapsa filtren för att ge mer plats åt själva listan, och det finns ett nytt, efterfrågat filter på är teamlead, som gör att du enkelt får fram vilka som är teamlead i organisationen utan att vara beroende av att lägga detta som titel.

Mobil

Kompensation i mobilen

All kompensationsdata finns nu i mobilappen: löner, förmåner och rörliga löner.

Lönefliken visar den högst prioriterade lönen med samma struktur som i webbappen. För att se alla löner så klickar du på Visa alla löner där du kan filtrera på samtliga lönestatusar: aktiva, kommer att starta och avslutade. Rörliga löner och förmåner visas med belopp och full historik när du klickar in på dem. Som alltid ser varje användare bara det den har rättighet att se.

Plattform och anpassning

En gemensam rich text-editor

Vi har samlat all rich text-redigering i en gemensam editor. Den gör det enklare att anpassa systemet och göra instruktioner och information tydligare och mer effektfull, med stöd för rubriker, fet/kursiv/understruken text, punkt- och numrerade listor, länkar samt ångra/gör om.

Editorn är utrullad på bland annat hiring templates, salary review-instruktioner och pay survey. Fler ytor – som news, 1-2-1, 360 och Company corner-artiklar – följer i takt med att vi får dem på plats i mobilen.

Datumformat per konto och användare

Nu kan du ställa in datumformat på flera nivåer: ett gemensamt format för hela kontot, och ett eget format per användare. Varje medarbetare kan alltså se datum i det format de föredrar:

• ÅÅÅÅ-MM-DD (ISO)
• DD.MM.ÅÅÅÅ (europeiskt)
• MM/DD/ÅÅÅÅ (amerikanskt)

Just nu omfattas inte kontrakt och externa portaler, och exporter/importer är fortsatt alltid i ISO-format även om ditt valda format visas i Hailey.

Bättre prestanda

Vi jobbar inte bara med nya funktioner, utan såklart också löpande med tekniska förbättringar. Flera vyer har byggts om för bättre prestanda och laddar nu betydligt snabbare. Störst skillnad märks på stora konton med mycket data. Vyer som helt enkelt går snabbare att ladda:

• Sparade vyer i medarbetarlistan
• Arbetsflödesöversikten
• Signeringslistan

Integrationer

Korrekt hantering av medarbetare med status Har lämnat

Vi har förbättrat hur medarbetare med status Has left synkas i några av våra standardintegrationer:

• Fortnox
• Netvisor
• Kleer
• Kontek

Resultatet: vi kan synka över slutdatum korrekt även när det sätts retroaktivt, och vi tar aldrig bort data i ett annat system bara för att den har raderats i Hailey.

Medarbetare med status Har lämnat ingår inte längre i den vanliga synken, utan hanteras separat i en nattlig synk där bara relevant data skickas över. Vad som ingår varierar per integration – Fortnox, Netvisor och Kleer synkar slutdatum, medan Kontek även inkluderar anställningshistorik med datum, manager, department och titel. I övrigt fungerar integrationerna som vanligt.

Entra ID: välj vilka fält som synkas

Tre nya toggles i Entra ID-konfigurationen ger dig mer kontroll över exakt vad som skickas till Entra: Employment Type (som alltid synkats, men nu går att stänga av), Street address och Postal code (båda nya).

Google Workspace: stäng av standardlösenord

Du kan nu stänga av att ett standardlösenord skapas varje gång en användare skapas via integrationen. Med toggeln avslagen genereras i stället ett unikt lösenord i bakgrunden, vilket är säkrare eftersom alla användare inte längre delar samma standardlösenord. Lösenordet kommuniceras inte till någon, så IT/ansvarig sätter ett eget eller begär nytt direkt i Google Workspace efter att användaren skapats.

Hailey har fått en statussida!

Vi har lanserat en statussida för Hailey. Här rapporterar vi incidenter och större driftstörningar som rör plattformen så att du som kund enkelt kan följa dem.

Du hittar den i ditt konto genom att klicka på Hailey status i din profilmenyn.

Observera att vi inte informerar om buggar på sidan, utan endast prestandarelaterade problem.